¿Qué es el canal de denuncias?
Un Canal de Denuncias es una herramienta o software que permite comunicar, de manera confidencial, las actividades y conductas potencialmente irregulares que puedan suponer un incumplimiento del Código de Conducta y/o la posible comisión de un delito penal. Entre sus funciones, se encuentran, el nombrar un encargado del canal, decidir los medios por los que se van a efectuar las denuncias, el procedimiento para la tramitación de las denuncias o la notificación de la puesta en marcha del canal a la autoridad correspondiente.
Obligación de contar con un Canal de denuncias
El 1 de diciembre de 2023 entró en vigor la Ley 2/2023 o del Canal de denuncias, que exige a determinadas empresas a implantar canales de denuncias eficaces, y señala dos fechas límite.
A su vez, la Ley 2/2023 está íntimamente relacionada con las normativas de protección de datos RGPD y LOPDGDD ya que estas son básicas para cumplir con la seguridad de los datos en canales de denuncias.
¿Qué empresas están obligadas?
En el sector privado
En el sector público
¿Cada cuánto tiempo hay que actualizarlo?
No tiene obligación de actualizarse, por lo que se mantendrá vigente hasta que deje de adecuarse a los requisitos legales y reglamentarios, o en caso de tener que adaptarlo a la nueva realidad de la empresa.
Sanciones
Si no se llevan a cabo las medidas impuestas por ley para implantar un canal de denuncias, las empresas recibirán sanciones que van desde 100.000 euros si se considera una infracción leve, hasta el 1.000.000 de euros si es considerada una infracción muy grave.
De manera global, se determina los siguientes criterios necesarios para el sistema de denuncias obligatorio:
○ Disponer de los recursos requeridos para garantizar la autenticidad, identidad y confidencialidad del denunciante, así como del denunciado y los testigos. Para este propósito, se adoptarán las medidas de seguridad adecuadas.
○ Los datos tendrán que ser almacenados por el período necesario para llevar a cabo investigaciones adicionales.
○ Será posible presentar denuncias en forma escrita y verbal.
○ Se designará a una entidad independiente y neutral encargada de supervisar y llevar a cabo la investigación de las denuncias.
○ Se proporcionará una confirmación de recepción de la denuncia en un lapso no excedente de 7 días tras su recepción.
○ Solamente el personal con autorización tendrá acceso a las denuncias.
Además, respecto a los denunciantes se establecen las siguientes garantías:
○ Se les brindará información y orientación en cuanto a los procedimientos y opciones disponibles.
○ Se contará con la asistencia de las autoridades competentes para asegurar su resguardo ante posibles represalias.
○ Asistencia financiera y otras medidas de apoyo al denunciante, en el contexto de un eventual proceso legal.
En relación a las agrupaciones empresariales, será necesario contar con una política unificada aplicable a todas sus entidades y establecer un canal de denuncias válido para el conjunto del grupo.
Aparte de las empresas con 50 o más empleados, el canal de denuncias obligatorio también deben implementarlo:
○ Organizaciones sin ánimo de lucro
○ Fundaciones.
○ Partidos políticos.
○ Sindicatos.
○ Organizaciones empresariales que gestionen fondos públicos.
○ Entidades públicas de municipios de más de 10.000 habitantes.
○ Universidades.
En lo que respecta a poblaciones con menos de 10.000 habitantes, los ayuntamientos podrán compartir medios para recepcionar y gestionar las denuncias internas, es decir, se podrá crear un canal de denuncias para ayuntamientos de manera conjunta entre este tipo de municipios.
